Decydując się na założenie własnej firmy, pamiętaj o obowiązkach, jakie ma pracodawca wobec Państwowego Inspektoratu Sanitarnego. W ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej powinieneś zawiadomić na piśmie Państwowego Inspektora Sanitarnego w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz o przewidywanej liczbie pracowników.

Wniosek zgłoszeniowy powinien także zawierać informację o środkach i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów i higieny pracy, które dotyczą rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności. Państwowy Inspektor Sanitarny wymaga także zawiadamiania o zmianach miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, a zwłaszcza o zmianach technologii lub profilu produkcji. Sanepid należy także informować o zaprzestaniu działalności lub likwidacji zakładu pracy. Pracodawca musi rejestrować wszystkie rodzaje prac w kontakcie z substancjami i czynnikami, które działają rakotwórczo lub określonymi w wykazach jako substancje i czynniki o prawdopodobnym działaniu rakotwórczym.

Państwowa Inspekcja Sanitarna zajmuje się:

* zapobiegawczym nadzorem sanitarnym (np. uzgadnianiem pod względem wymagań higienicznych i zdrowotnych planów zagospodarowania przestrzennego, projektów budynków oraz dopuszczaniem ich do użytku);
* bieżącym nadzorem sanitarnym, czyli kontrolą przestrzegania przepisów, które określają wymagania higieniczne i zdrowotne;
* wydawaniem opinii co do zgodności realizowanych przedsięwzięć i inwestycji z warunkami sanitarnymi obowiązującymi w Unii Europejskiej;
* nadzorem i kontrolą przestrzegania zasad, przepisów higieny pracy i warunków środowiska pracy.

Osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą może otrzymać wszelkie informacje na temat wymagań, jakie powinna spełnić z punktu widzenia zagadnień higienicznych i sanitarnych, w Powiatowych Stacjach Sanitarno-Epidemiologicznych na terenie zamieszkania, których adresy można znaleźć na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem kontrolnym powołanym do nadzoru, kontroli i przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa higieny pracy.

W celu rozpoczęcia działalności, jako pracodawca – jesteś zobowiązany w terminie 14 dni od rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego.

W zawiadomieniu informujesz o:
* miejscu
* rodzaju
* zakresie prowadzonej działalności
* przewidywanej liczbie pracowników

Powinieneś również złożyć pisemną informację o środkach i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących danej dziedziny działalności.

Rozpoczęcie działalności, w rozumieniu tego przepisu oznacza, chwilę zatrudnienia pierwszego pracownika – wtedy to właśnie podmiot zatrudniający uzyskuje przymiot pracodawcy (czyli stajesz się faktycznym pracodawcą).

Wzory formularzy zgłoszeniowych są do obejrzenia na stronie http://www.pip.gov.pl/

Państwowa Inspekacja Pracy udziela bezpłatnie porad w zakresie prawa pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W razie wątpliwości lub niezrozumienia pewnych przepisów, można zawsze zgłosić się o pomoc do odpowiednich oddziałów PIP. Lista adresów i numerów kontaktowych jest dostępna na stronie internetowej PIP.

Kolejnym etapem jest zgłoszenie siebie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Ewentualnych pracowników i osoby współpracujące należy zgłosić do ubezpieczenia w 7 dni od przyjęcia do pracy lub rozpoczęcia współpracy.

Aby zgłosić firmę, musimy wypełnić formularz ZFA (zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej). W przypadku, gdy prowadzenie firmy jest naszym jedynym zajęciem i jedynym miejscem zatrudnienia dla naszych pracowników, wówczas dla każdego z osobna wypełniamy formularz ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia osoby ubezpieczonej). Jeśli my albo pracownicy mamy pełnoetatową pracę płatną powyżej minimalnej pensji krajowej, wówczas te osoby należy zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA.

W przypadku ZUS-u musimy co miesiąc opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe (opcjonalnie), wypadkowe oraz zdrowotne. Kwoty składek stanowią procent dochodów, ale deklarowany dochód nie może jednak być mniejszy niż 60 proc. średniego wynagrodzenia w kraju (tę kwotę podaje GUS). Obecnie minimalna składka wynosi ok. 520 zł miesięcznie.

Potrzebne dokumenty

Są to przede wszystkim numery i pełne dane firmy, właściciela, osób współpracujących, pracowników:

* REGON firmy,
* numer wpisu do ewidencji i nazwę organu prowadzącego rejestr,
* numer rachunku bankowego firmy,
* dane personalne,
* numery NIP (wszystkich osób),
* rodzaj dokumentów tożsamości z numerem i serią.

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego. W tym celu osoby fizyczne muszą złożyć we właściwym dla siedziby firmy urzędzie wypełniony formularz NIP-1. Reszta dokumentów sama dotrze do tego urzędu, tj.:

* zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wysłane przez Urząd Gminy,
* numer REGON wysłany przez Urząd Statystyczny.

Uwaga: Prywatny numer NIP osoby fizycznej staje się w momencie prowadzenia działalności numerem NIP firmy. Jeżeli do tej pory nie mieliśmy nadanego przez urząd skarbowy Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), do składanej dokumentacji powinniśmy dołączyć wypełniony druk NIP-4.

Czasami urzędy skarbowe żądają umowy o prowadzenie rachunku bankowego. Jej zawarcie może nie być jednak możliwe, ponieważ jeszcze częściej bank wymaga do zawarcia umowy numeru NIP. Stawia to przedsiębiorcę w sytuacji bez wyjścia. Jednak dopóki przedsiębiorca nie prowadzi działalności, jego obrót (sprzedaż, zakupy) wynosi 0,00 złotych, a zatem nie ma on obowiązku posiadania rachunku bankowego i urząd skarbowy nie może nakładać na niego obowiązku dostarczenia umowy o prowadzenie rachunku bankowego.

Wcześniej musimy zdecydować, w jakiej formie chcemy płacić podatek dochodowy:

* w formie karty podatkowej,
* ryczałtu ewidencjonowanego,
* na zasadach ogólnych, wypełniając księgę przychodów i rozchodów.

Podatek na zasadach ogólnych ma prawo płacić każdy, w formie karty podatkowej i ryczałtu – osoby prowadzące działalność gospodarczą w określonych branżach i rodzajach (np. handel obnośny, wynajem pokoi, usługi krawieckie). Szczegółowo reguluje to ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 1998 r., nr 144, poz. 930).

W urzędzie skarbowym musimy także zadeklarować, czy będziemy vatowcami (płatnikami podatku VAT), czy też nie. Jeśli nasz przewidywany obrót roczny na 2001 r. nie przekroczy 10.000 EURO (39 800 zł) wówczas możemy zrezygnować z bycia vatowcem składając formularz VAT-6. Natomiast w przeciwnym wypadku musimy wypełnić formularz VAT-R i dokonać opłaty w wysokości 150 zł. Vatowcami staniemy się z pierwszym dniem nowego miesiąca.

Również przed wizytą w urzędzie skarbowym musimy podjąć decyzję, czy prowadzimy sami księgowość, czy zlecimy to jakiejś firmie. W drugim przypadku kosztuje to od 100 do 500 zł miesięcznie w zależności od ilości księgowanych dokumentów. Prowadzenie księgowości samemu nie jest trudne, ale wymaga pewnej wiedzy na ten temat. Nieznajomość przepisów nie zwalnia nas od odpowiedzialności, nawet jeżeli zawini biuro rachunkowe, ponieważ dokumenty zatwierdzamy własnym podpisem.

Jeśli będziemy sprzedawać towary osobom nie prowadzącym działalności gospodarczej, musimy kupić kasę fiskalną, chyba że nasze przychody nie przekroczą 20.000 zł rocznie.

W ciągu 14 dni od dnia wpisu firmy do ewidencji należy udać się do właściwego ze względu na siedzibę wojewódzkiego oddziału Urzędu Statystycznego. Na miejscu należy wypełnić wniosek RG-1 o wydanie numeru REGON, w którym należy wpisać:

* nazwę firmy,
* dane teleadresowe (adres, telefon);
* formę prawno-organizacyjną (osoba fizyczna, sp. sc., sp. jawna, sp. komandytowa, sp. z o.o., SA);
* stan aktywności prawnej i ekonomicznej;
* rodzaj przeważającej działalności wg PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) – należy podać rodzaj działalności, a urzędnik wpisze odpowiedni kod.

Wraz z wnioskiem RG należy złożyć kopię wpisu do rejestru, zaświadczenie o zaistniałej zmianie lub likwidacji działalności.

Uwaga: Należy do Urzędu Statystycznego zgłaszać każdą zmianę!

W wyniku wpisu do rejestru podmiot otrzymuje zaświadczenie o nadanym numerze identyfikacyjnym REGON i ma obowiązek posługiwania się tym zaświadczeniem. Ponadto podmioty zobowiązane są do podawania numeru identyfikacyjnego REGON w pieczęciach firmowych i drukach urzędowych.
Okres oczekiwania od złożenia wniosku wynosi 2 tygodnie. Operacja ta jest bezpłatna.

Potrzebne dokumenty:

* dowód osobisty,
* ksero Wpisu do Ewidencji i oryginał do wglądu.

Pieczątka

Kolejnym krokiem jest założenie konta w banku, ale bez pieczątki w większości banków ani rusz. Dlatego należy wyrobić sobie pieczątkę, na której musi znaleźć się przynajmniej:

* pełna nazwa firmy;
* siedziba firmy;
* numer REGON.

Z powyższego wynika, że dopóki nie dostaniemy numeru REGON z Urzędu Statystycznego, jesteśmy “zablokowani”. Koszt jednej pieczątki kształtuje się w granicach 25 zł+VAT, a czekać na nią można od dwóch godzin do 2-3 dni. Z reguły jest to jednak 1 dzień.

Potrzebne dokumenty:

* Z reguły żadne dokumenty nie są potrzebne, ale na wszelki wypadek można wziąć oryginał Wpisu do Ewidencji i dowód osobisty.

Ustawa Prawo działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania rachunku bankowego. Przez rachunek ten powinny przechodzić transakcje, gdy jednorazowa ich wartość przekracza 3 000 EURO albo równowartość 1 000 EURO, gdy suma transakcji z tym kontrahentem przekroczyła w miesiącu poprzednim 10 000 EURO przeliczone na złote wg kursu kupna NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonywane są operacje. O założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy.

W przypadku małych przedsiębiorstw najważniejszym elementem jest koszt utrzymania konta. Opłata ta jest bardzo zróżnicowana, ponieważ waha się od 35 zł kwartalnie do 100 zł miesięcznie. Ważne jest też wzięcie pod uwagę opłat za przelewy, prowizje od wypłat gotówkowych, możliwość korzystania z czeków, karty, obsługi telefonicznej konta czy nawet odległość do banku. Ostatnio wchodzą na polski rynek usług bankowych nowe banki. Warto jest zastanowić się nad ich ofertą, która jest naprawdę konkurencyjna w stosunku do znanych nam banków.

Na miejscu w banku są wypełniane pewne formularze: wniosek o założenie konta, karty ze wzorem podpisu, wniosek o wyrobienie karty lub/i czeków. Z reguły założenie konta nie trwa dłużej niż kilka dni.

Potrzebne dokumenty:

* dowód osobisty,
* ksero Wpisu do Ewidencji i oryginał do wglądu,
*ksero dokumentu nadania numeru REGON i oryginał do wglądu,
* pieczątka.

Czynności związane z założeniem rachunku bankowego

Założenie rachunku bankowego oznacza konieczność podpisania umowy z bankiem. Bank żąda z reguły przedstawienia oryginałów oraz sporządzenia kopii wszelkich możliwych dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy (lepiej zabrać ze sobą pieczątkę). Należy szczegółowo zapoznać się z treścią umowy. Jeżeli umowa odsyła do innych dokumentów, takich jak regulaminy, ogólne warunki, uchwały organów banku, itp. należy zażądać udostępnienia tych dokumentów oraz zapoznać się również z ich treścią. W razie wątpliwości należy poprosić urzędnika bankowego o wyjaśnienia, a jeśli to nie wystarczy porozumieć się z prawnikiem.

Na podpisanie przez bank umowy z reguły trzeba poczekać, nawet kilka dni.

Załącznikiem do umowy rachunku bankowego będzie karta wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania rachunkiem (należy mieć przy sobie pieczątkę). Osoby te mogą skreślić podpisy w obecności urzędnika bankowego.

Kilka praktycznych uwag o wyborze banku

Banki mogą pobierać opłaty za:
* założenie rachunku;
* wystawienie książeczki czekowej;
* prowadzenie rachunku;
* dokonywanie przelewów;
* dokonywanie wpłat gotówkowych;
* oraz za inne usługi świadczone klientowi.

Środki zgromadzone na rachunku firmy mogą być oprocentowane, ale niektóre banki umawiają się, że środki nie są oprocentowane. Przy dokonywaniu wyboru banku należy również brać pod uwagę ryzyko jego upadłości.

Korzystanie z rachunku bankowego może łączyć się także z uprawnieniem do kredytu lub salda debetowego na podstawie odrębnych umów.

Zawsze należy porównywać oferty banków. Są one bardzo zróżnicowane oraz często się zmieniają. Niektóre z dzienników ogólnopolskich publikują okresowo informacje umożliwiające porównanie ofert.

Inna możliwość realizacji obowiązku posiadania rachunku bankowego

Warto też zwrócić uwagę na nową możliwość realizacji obowiązku posiadania rachunku bankowego jaką otwiera przed przedsiębiorcami Prawo działalności gospodarczej. Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może założyć rachunek w tejże spółdzielczej kasie. Spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe są spółdzielniami, których celem jest gromadzenie środków pieniężnych wyłącznie swoich członków, udzielanie im pożyczek i kredytów, przeprowadzanie na ich zlecenie rozliczeń finansowych oraz pośredniczenie przy zawieraniu umów ubezpieczenia. Członkami kasy mogą zostać osoby fizyczne połączone więzią o charakterze zawodowym lub organizacyjnym (między innymi przedsiębiorcy).
Przedsiębiorca ma w praktyce dwie możliwości:
* zostania członkiem kasy już istniejącej, jeżeli spełnia wymogi statutowe tej kasy;
* założenia wspólnie z innymi przedsiębiorcami własnej kasy.
Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych małych może to być rozwiązanie korzystniejsze (przede wszystkim tańsze) od oferty banków. Przepis dotyczący powyższej możliwości wszedł już w życie.