Kolejnym etapem jest zgłoszenie siebie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Ewentualnych pracowników i osoby współpracujące należy zgłosić do ubezpieczenia w 7 dni od przyjęcia do pracy lub rozpoczęcia współpracy.

Aby zgłosić firmę, musimy wypełnić formularz ZFA (zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej). W przypadku, gdy prowadzenie firmy jest naszym jedynym zajęciem i jedynym miejscem zatrudnienia dla naszych pracowników, wówczas dla każdego z osobna wypełniamy formularz ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia osoby ubezpieczonej). Jeśli my albo pracownicy mamy pełnoetatową pracę płatną powyżej minimalnej pensji krajowej, wówczas te osoby należy zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA.

W przypadku ZUS-u musimy co miesiąc opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe (opcjonalnie), wypadkowe oraz zdrowotne. Kwoty składek stanowią procent dochodów, ale deklarowany dochód nie może jednak być mniejszy niż 60 proc. średniego wynagrodzenia w kraju (tę kwotę podaje GUS). Obecnie minimalna składka wynosi ok. 520 zł miesięcznie.

Potrzebne dokumenty

Są to przede wszystkim numery i pełne dane firmy, właściciela, osób współpracujących, pracowników:

* REGON firmy,
* numer wpisu do ewidencji i nazwę organu prowadzącego rejestr,
* numer rachunku bankowego firmy,
* dane personalne,
* numery NIP (wszystkich osób),
* rodzaj dokumentów tożsamości z numerem i serią.

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego. W tym celu osoby fizyczne muszą złożyć we właściwym dla siedziby firmy urzędzie wypełniony formularz NIP-1. Reszta dokumentów sama dotrze do tego urzędu, tj.:

* zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wysłane przez Urząd Gminy,
* numer REGON wysłany przez Urząd Statystyczny.

Uwaga: Prywatny numer NIP osoby fizycznej staje się w momencie prowadzenia działalności numerem NIP firmy. Jeżeli do tej pory nie mieliśmy nadanego przez urząd skarbowy Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), do składanej dokumentacji powinniśmy dołączyć wypełniony druk NIP-4.

Czasami urzędy skarbowe żądają umowy o prowadzenie rachunku bankowego. Jej zawarcie może nie być jednak możliwe, ponieważ jeszcze częściej bank wymaga do zawarcia umowy numeru NIP. Stawia to przedsiębiorcę w sytuacji bez wyjścia. Jednak dopóki przedsiębiorca nie prowadzi działalności, jego obrót (sprzedaż, zakupy) wynosi 0,00 złotych, a zatem nie ma on obowiązku posiadania rachunku bankowego i urząd skarbowy nie może nakładać na niego obowiązku dostarczenia umowy o prowadzenie rachunku bankowego.

Wcześniej musimy zdecydować, w jakiej formie chcemy płacić podatek dochodowy:

* w formie karty podatkowej,
* ryczałtu ewidencjonowanego,
* na zasadach ogólnych, wypełniając księgę przychodów i rozchodów.

Podatek na zasadach ogólnych ma prawo płacić każdy, w formie karty podatkowej i ryczałtu – osoby prowadzące działalność gospodarczą w określonych branżach i rodzajach (np. handel obnośny, wynajem pokoi, usługi krawieckie). Szczegółowo reguluje to ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 1998 r., nr 144, poz. 930).

W urzędzie skarbowym musimy także zadeklarować, czy będziemy vatowcami (płatnikami podatku VAT), czy też nie. Jeśli nasz przewidywany obrót roczny na 2001 r. nie przekroczy 10.000 EURO (39 800 zł) wówczas możemy zrezygnować z bycia vatowcem składając formularz VAT-6. Natomiast w przeciwnym wypadku musimy wypełnić formularz VAT-R i dokonać opłaty w wysokości 150 zł. Vatowcami staniemy się z pierwszym dniem nowego miesiąca.

Również przed wizytą w urzędzie skarbowym musimy podjąć decyzję, czy prowadzimy sami księgowość, czy zlecimy to jakiejś firmie. W drugim przypadku kosztuje to od 100 do 500 zł miesięcznie w zależności od ilości księgowanych dokumentów. Prowadzenie księgowości samemu nie jest trudne, ale wymaga pewnej wiedzy na ten temat. Nieznajomość przepisów nie zwalnia nas od odpowiedzialności, nawet jeżeli zawini biuro rachunkowe, ponieważ dokumenty zatwierdzamy własnym podpisem.

Jeśli będziemy sprzedawać towary osobom nie prowadzącym działalności gospodarczej, musimy kupić kasę fiskalną, chyba że nasze przychody nie przekroczą 20.000 zł rocznie.

W ciągu 14 dni od dnia wpisu firmy do ewidencji należy udać się do właściwego ze względu na siedzibę wojewódzkiego oddziału Urzędu Statystycznego. Na miejscu należy wypełnić wniosek RG-1 o wydanie numeru REGON, w którym należy wpisać:

* nazwę firmy,
* dane teleadresowe (adres, telefon);
* formę prawno-organizacyjną (osoba fizyczna, sp. sc., sp. jawna, sp. komandytowa, sp. z o.o., SA);
* stan aktywności prawnej i ekonomicznej;
* rodzaj przeważającej działalności wg PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) – należy podać rodzaj działalności, a urzędnik wpisze odpowiedni kod.

Wraz z wnioskiem RG należy złożyć kopię wpisu do rejestru, zaświadczenie o zaistniałej zmianie lub likwidacji działalności.

Uwaga: Należy do Urzędu Statystycznego zgłaszać każdą zmianę!

W wyniku wpisu do rejestru podmiot otrzymuje zaświadczenie o nadanym numerze identyfikacyjnym REGON i ma obowiązek posługiwania się tym zaświadczeniem. Ponadto podmioty zobowiązane są do podawania numeru identyfikacyjnego REGON w pieczęciach firmowych i drukach urzędowych.
Okres oczekiwania od złożenia wniosku wynosi 2 tygodnie. Operacja ta jest bezpłatna.

Potrzebne dokumenty:

* dowód osobisty,
* ksero Wpisu do Ewidencji i oryginał do wglądu.

Pieczątka

Kolejnym krokiem jest założenie konta w banku, ale bez pieczątki w większości banków ani rusz. Dlatego należy wyrobić sobie pieczątkę, na której musi znaleźć się przynajmniej:

* pełna nazwa firmy;
* siedziba firmy;
* numer REGON.

Z powyższego wynika, że dopóki nie dostaniemy numeru REGON z Urzędu Statystycznego, jesteśmy “zablokowani”. Koszt jednej pieczątki kształtuje się w granicach 25 zł+VAT, a czekać na nią można od dwóch godzin do 2-3 dni. Z reguły jest to jednak 1 dzień.

Potrzebne dokumenty:

* Z reguły żadne dokumenty nie są potrzebne, ale na wszelki wypadek można wziąć oryginał Wpisu do Ewidencji i dowód osobisty.

Ustawa Prawo działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania rachunku bankowego. Przez rachunek ten powinny przechodzić transakcje, gdy jednorazowa ich wartość przekracza 3 000 EURO albo równowartość 1 000 EURO, gdy suma transakcji z tym kontrahentem przekroczyła w miesiącu poprzednim 10 000 EURO przeliczone na złote wg kursu kupna NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonywane są operacje. O założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy.

W przypadku małych przedsiębiorstw najważniejszym elementem jest koszt utrzymania konta. Opłata ta jest bardzo zróżnicowana, ponieważ waha się od 35 zł kwartalnie do 100 zł miesięcznie. Ważne jest też wzięcie pod uwagę opłat za przelewy, prowizje od wypłat gotówkowych, możliwość korzystania z czeków, karty, obsługi telefonicznej konta czy nawet odległość do banku. Ostatnio wchodzą na polski rynek usług bankowych nowe banki. Warto jest zastanowić się nad ich ofertą, która jest naprawdę konkurencyjna w stosunku do znanych nam banków.

Na miejscu w banku są wypełniane pewne formularze: wniosek o założenie konta, karty ze wzorem podpisu, wniosek o wyrobienie karty lub/i czeków. Z reguły założenie konta nie trwa dłużej niż kilka dni.

Potrzebne dokumenty:

* dowód osobisty,
* ksero Wpisu do Ewidencji i oryginał do wglądu,
*ksero dokumentu nadania numeru REGON i oryginał do wglądu,
* pieczątka.

Czynności związane z założeniem rachunku bankowego

Założenie rachunku bankowego oznacza konieczność podpisania umowy z bankiem. Bank żąda z reguły przedstawienia oryginałów oraz sporządzenia kopii wszelkich możliwych dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy (lepiej zabrać ze sobą pieczątkę). Należy szczegółowo zapoznać się z treścią umowy. Jeżeli umowa odsyła do innych dokumentów, takich jak regulaminy, ogólne warunki, uchwały organów banku, itp. należy zażądać udostępnienia tych dokumentów oraz zapoznać się również z ich treścią. W razie wątpliwości należy poprosić urzędnika bankowego o wyjaśnienia, a jeśli to nie wystarczy porozumieć się z prawnikiem.

Na podpisanie przez bank umowy z reguły trzeba poczekać, nawet kilka dni.

Załącznikiem do umowy rachunku bankowego będzie karta wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania rachunkiem (należy mieć przy sobie pieczątkę). Osoby te mogą skreślić podpisy w obecności urzędnika bankowego.

Kilka praktycznych uwag o wyborze banku

Banki mogą pobierać opłaty za:
* założenie rachunku;
* wystawienie książeczki czekowej;
* prowadzenie rachunku;
* dokonywanie przelewów;
* dokonywanie wpłat gotówkowych;
* oraz za inne usługi świadczone klientowi.

Środki zgromadzone na rachunku firmy mogą być oprocentowane, ale niektóre banki umawiają się, że środki nie są oprocentowane. Przy dokonywaniu wyboru banku należy również brać pod uwagę ryzyko jego upadłości.

Korzystanie z rachunku bankowego może łączyć się także z uprawnieniem do kredytu lub salda debetowego na podstawie odrębnych umów.

Zawsze należy porównywać oferty banków. Są one bardzo zróżnicowane oraz często się zmieniają. Niektóre z dzienników ogólnopolskich publikują okresowo informacje umożliwiające porównanie ofert.

Inna możliwość realizacji obowiązku posiadania rachunku bankowego

Warto też zwrócić uwagę na nową możliwość realizacji obowiązku posiadania rachunku bankowego jaką otwiera przed przedsiębiorcami Prawo działalności gospodarczej. Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może założyć rachunek w tejże spółdzielczej kasie. Spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe są spółdzielniami, których celem jest gromadzenie środków pieniężnych wyłącznie swoich członków, udzielanie im pożyczek i kredytów, przeprowadzanie na ich zlecenie rozliczeń finansowych oraz pośredniczenie przy zawieraniu umów ubezpieczenia. Członkami kasy mogą zostać osoby fizyczne połączone więzią o charakterze zawodowym lub organizacyjnym (między innymi przedsiębiorcy).
Przedsiębiorca ma w praktyce dwie możliwości:
* zostania członkiem kasy już istniejącej, jeżeli spełnia wymogi statutowe tej kasy;
* założenia wspólnie z innymi przedsiębiorcami własnej kasy.
Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych małych może to być rozwiązanie korzystniejsze (przede wszystkim tańsze) od oferty banków. Przepis dotyczący powyższej możliwości wszedł już w życie.

Obowiązek posiadania pieczątki nie wynika z żadnych przepisów prawa, jednak wykonanie pieczątki może się okazać niezbędne w trakcie załatwiania formalności, związanych z założeniem własnej firmy.

Zakłady wykonujące pieczątki są liczne i nie domagają się z reguły przedstawienia dokumentów potwierdzających treści, które mają być umieszczone na pieczątce. Dla wszelkiego spokoju jednak dla pewności zabrać ze sobą do zakładu pieczątkarskiego dokumenty firmy, a to przede wszystkim w tym celu, żeby treść pieczątki nie zawierała błędów, a w przypadku sporządzenia błędnej pieczątki, aby zakład zobowiązany był do usunięcia zauważonych błędów.

Wyrabianie pieczątki z uwzględnieniem usuwania ewentualnych błędów pochłania niestety z reguły nieco czasu oraz pociąga za sobą pewne koszty (nie przekraczające z reguły kilkudziesięciu złotych).

* W urzędzie gminy znajduje się specjalny wydział zwany na ogół ewidencją działalności gospodarczej. Wybierz się tam po formularze, które pomogą Ci zarejestrować firmę. Co prawda przepisy nie przewidują ogólnie obowiązującego wzoru takiego dokumentu, ale na pewno Twoja gmina przygotowała taki we własnym zakresie.

* Do 31 grudnia 2003 r. podjęcie działalności gospodarczej przez osoby fizyczne, w tym również wykonujące działalność na podstawie koncesji i zezwoleń, wymaga zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez gminy.

* Ewidencja działalności gospodarczej jest jawna. Każdy może do niej zajrzeć.

* Jeżeli ze znajomymi chcesz założyć spółkę cywilną, każdy z Was będzie musiał odwiedzić wydział ewidencji podmiotów gospodarczych. Przepisy stanowią bowiem, że spółki cywilne nie podlegają wpisowi do ewidencji, gdyż zgodnie z nowym prawem działalności gospodarczej spółkom tym odebrano przymiot przedsiębiorców. Wspólnicy takiej spółki składają teraz wniosek o wpis do ewidencji jako oddzielni przedsiębiorcy.

* Od jednoosobowej działalności gospodarczej różni spółkę w zasadzie tylko jedna rzecz: zanim się zarejestrujecie, powinniście spisać umowę spółki, z której wyraźnie musi wynikać, jakie prawa i obowiązki ma każdy ze wspólników. W ten sposób uniknięcie ewentualnych konfliktów przy podziale zysku.

Zgłoszenie o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej powinno zawierać:

* Oznaczenie przedsiębiorcy, a więc nazwę Twojej firmy uzupełnioną o Twoje imię i nazwisko. Musisz pamiętać, że na wszelkiego rodzaju dokumentach urzędowych, i na firmowej pieczątce powinieneś posługiwać się pełną nazwą, wraz z imieniem i nazwiskiem. Nazwa powinna być w miarę możliwości zindywidualizowana.

* Oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje on działalność poza miejscem zamieszkania – również wskazanie siedziby i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby adresem firmy był Twój adres domowy. Ma to nawet swoje dobre strony w sensie prawa podatkowego, bo jeśli jako formę płacenia podatków wybierzesz księgę przychodów i rozchodów, to część kosztów utrzymania mieszkania, a więc czynsz, opłaty za prąd elektryczny, gaz itp., a nawet rachunki za telefon będziesz mógł odliczyć w formie kosztów uzyskania przychodów.

Do zgłoszenia rejestracyjnego nie musisz dołączać dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu (nieruchomości) zadeklarowanego jako stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

* Określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej. Musisz po prostu opisać, co masz zamiar robić. Im więcej rodzajów działalności uwzględnisz tym lepiej.

Nie bój się wpisywania handlu, eksportu czy importu – nawet jeśli dzisiaj nie masz zamiaru niczego takiego robić, przyda się to na przyszłość. Gdyby bowiem okazało się , że masz na widoku świetny interes związany np. z eksportem, formalnie rzecz biorąc nie mógłbyś go zrobić, bo nie masz do tego prawa. Musiałbyś uzupełniać wpis w ewidencji podmiotów gospodarczych, a to oznacza czas i dodatkowe opłaty.

Pamiętaj jednak o ograniczeniach związanych z prawem podatkowym. Niektóre wpisane rodzaje działalności mogą pozbawić Cię prawa do skorzystania z takiej formy płacenia podatków jaką pierwotnie wybrałeś.

* Wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej

Od tego dnia będziesz mógł wystawiać prawidłowe rachunki.

* Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej od dnia      1 kwietnia 2009 r. jest zwolniony od opłat.

* Dodatkowo, po dokonaniu wpisu, musisz liczyć się z obowiązkiem zapłaty 17 zł tytułem opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Zaświadczenie to będzie potrzebne w procedurze uzyskiwania numeru NIP, REGON oraz przy zawieraniu umowy rachunku bankowego.

* Zabierz ze sobą dowód osobisty. Będzie potrzebny przy rejestracji Twojej firmy.

* Jeśli zakładasz spółkę inną niż cywilna, to masz obowiązek uzyskać wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzonych przez sądy rejonowe – wydziały gospodarcze Krajowego Rejestru Sądowego.

Aby uzyskać wpis, należy:

* udać się do siedziby sądu rejestrowego (funkcje te pełnią sądy rejonowe – gospodarcze, obejmujące swoją właściwością obszar województwa lub jego część) i złożyć wniosek o wpis do rejestru. Wniosek składa się na formularzu, o który należy poprosić w siedzibie sądu rejestrowego lub w urzędzie gminy.

* uiścić opłatę sądową (wpis do Krajowego Rejestru Sądowego wynosi 1000 zł), a jeśli wpis podlega ogłoszeniu, to także opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynoszącą 500 zł,

* dołączyć do wniosku:
1) uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentacji spółki,
2) odpowiednie dokumenty (umowę spółki, statut spółki) bądź jako oryginały, bądź jako uwierzytelnione urzędowo odpisy lub wyciągi,

* zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych, zależny od wielkości kapitału, który chcesz wraz ze wspólnikami wnieść do spółki. A to oznacza, że w terminie 14 dni od zawarcia umowy spółki musisz iść do urzędu skarbowego i zapłacić podatek w kasie lub na rachunek urzędu skarbowego.

Jeśli umowę spółki zawarłeś w formie aktu notarialnego (taki wymóg jest przewidziany poza spółką jawną dla wszystkich spółek handlowych, tj.: partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej), podatek pobierze sam notariusz. Podstawę opodatkowania przy zawarciu umowy spółki stanowi wartość wkładów wniesionych do majątku spółki albo wartość kapitału zakładowego (akcyjnego).

Jeśli:
* wniosłeś do spółki nie więcej niż 20 000. zł – zapłacisz 1%,
* wniosłeś do spółki od 20 000 zł do 30 000 zł – zapłacisz 200 zł plus 0,5% nadwyżki ponad 20 000 zł,
* wniosłeś do spółki ponad 30 000 zł – zapłacisz 250 zł plus 0,1% nadwyżki ponad 30 000 zł.

Do urzędu skarbowego musisz złożyć odpowiednią deklarację, której formularze są dostępne w urzędach skarbowych oraz – dowód wpłaty podatku zawierający: imię i nazwisko albo nazwę lub firmę podatnika dokonującego zapłaty, numer identyfikacji podatkowej, datę dokonania czynności cywilnoprawnej, a także jej przedmiot.

* zapłacić taksę notarialną, która jest najbardziej kosztowną częścią rejestrowania spółki prawa cywilnego.

Wysokość taksy notarialnej uzależniona jest od wysokości kapitału zakładowego bądź od wartości wnoszonych wkładów do spółki i wynosi:

1) przy kapitale do 5000 zł – 200 zł,
2) przy kapitale powyżej 5000 zł do 15 000 zł – 200 zł + 3% od nadwyżki powyżej 5000 zł,
3) przy kapitale powyżej 15 000 zł do 30 000 zł – 500 zł + 2% od nadwyżki powyżej 15 000 zł,
4) przy kapitale powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 800 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł,
5) przy kapitale powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1100 zł + 0,5% od nadwyżki powyżej 60 000 zł,
6) przy kapitale powyżej 1 000 000 zł – 5800 zł + 0,25% od nadwyżki ponad 1 000 000 zł.

Rejestracja typowej umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o minimalnym kapitale zakładowym (tj. 50 000 zł) kosztować będzie u notariusza 850 zł + VAT. Dodatkowo zapłacisz jeszcze od każdej strony odpisu aktu notarialnego taksę notarialną w wysokości 6 zł od strony + VAT.

Po dokonaniu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego spółka będzie musiała postarać się o odpis z rejestru przedsiębiorców KRS. Koszt wydania jednego odpisu to 30 zł (za skrócony odpis aktualny) oraz 60 zł (za pełny odpis). Odpis z rejestru będzie spółce potrzebny, aby starać się o nadanie numerów REGON, NIP oraz do założenia rachunku bankowego.